La facture est un document essentiel lors de la vente de marchandises ou de prestations réalisées par un professionnel pour son client. Ce document a une valeur juridique, il peut servir à prouver l’achat d’un bien ou la bonne réalisation d’une prestation de service.

L’art et la manière de bien faire !

Une facture doit comporter certains éléments pour être conforme à la législation. Si les mentions légales sont fausses ou manquantes cela peut avoir de graves répercussions tant pour le client que pour l’émetteur de ladite facture.

Ayant une valeur juridique, en cas de litige commercial une facture ne comportant pas les mentions légales, peut affaiblir la position de l’entreprise, car elle constitue une preuve moins fiable. Dans le cadre d’une procédure judiciaire elle peut être jugée irrecevable si elle est non conforme.

Étant un document comptable, elle a également une valeur fiscale. Elle doit donc répondre aux exigences de l’administration fiscale française. L’acheteur pourrait se voir refuser le droit à la déduction de la TVA (pour les professionnels) si les règles de facturation n’ont pas été respectées. L’entreprise ne pourrait donc pas récupérer la TVA payée sur ses achats. Pour l’émetteur de la facture, la non-conformité de ses factures l’expose à plusieurs risques :

• Amendes : Le montant de l’amende encourue est de 15€ par mention manquante ou fausse, pour chaque facture émise. Par conséquent, si ces erreurs sont présentes sur toutes les factures de l’entreprise, la note peut-être salée ! Toutefois le montant de l’amende est plafonné au quart du montant de la facture.
• Redressement fiscal : En cas de contrôle fiscal, des factures non conformes peuvent être un point de départ pour des investigations plus approfondies. Cela peut mener à un redressement fiscal si d’autres irrégularités sont découvertes.
• Perte de crédibilité : L’émission de factures sur lesquelles il manque des informations révèle un manque de professionnalisme de la part d’une entreprise. Ce peut-être inquiétant pour des partenaires commerciaux de relever ces manquements.

Les mentions obligatoires

Le code du commerce régi les mentions obligatoires sur les factures, elles sont détaillées dans l’article L441-9 du Code de commerce. Les principales mentions sont les suivantes :

• Nom et prénom ou nom de la société ; 
• Adresse du siège social ;
• N° de Siret ou de Siren ;
• Forme de la société (EURL, SARL, etc.) ;
• Montant du capital social
• Numéro d’identification à la TVA du vendeur (si la facture est d’un montant hors taxe supérieur ou égal à 150€).

• Nom et prénom du client ou nom de l’entreprise et adresse ;
• L’adresse de facturation, si elle est différente de celle du client, ainsi que le numéro du bon de commande dans le cas échéant.

• Date de la vente ou de la prestation de services ;
• Quantité et dénomination précise des produits ou services ;
• Prix unitaire hors taxe et réductions éventuelles ;
• Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.
• Si, et uniquement si, votre client est un professionnel il faudra mention une indemnité forfaitaire de 40 € par facture en cas de non paiement.

Quelques spécificités :

• Depuis le 1er juillet 2021, les factures concernant des biens de type électroménager, matériel informatique, les téléphones, appareils photos etc. (dont la liste a été fixée par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021) doivent faire mention de l’existence d’une garantie légale de conformité d’une durée minimum de deux ans.
• Les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, doivent faire mention sur leurs devis et factures de l’assurance souscrite pour exercer leur activité lorsque celle-ci est obligatoire. Les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat doivent également apparaître.
• Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Retrouvez sur le site du gouvernement, les spécificités inhérentes à votre domaine.

La facturation électronique

Une nouvelle forme de facture à vu le jour ces dernières années : la facturation électronique. Gagnant en popularité en raison de sa commodité et de son efficacité, elle est également encadrée par des règles spécifiques. En France, comme dans de nombreux autres pays, l’utilisation de la facturation électronique est régie par des réglementations visant à garantir leur fiabilité, leur authenticité et leur intégrité.

Comme pour les factures papier, les factures électroniques doivent inclure toutes les mentions légales obligatoires. La forme électronique ne dispense pas du respect de ces exigences.

Elles sont généralement transmises au format PDF (d’autres formats existent et sont envisageables) pour assurer une compatibilité et une lisibilité par les deux parties.

La transmission des factures doit être sécurisée afin d’assurer leur authenticité et leur intégrité (piratage, perte ou vol).

Elles permettent une plus grande facilité de stockage et d’archivage des documents (les factures sont conservées 10 ans en général).

Les clés d’une facturation conforme résident dans le fait de bien comprendre les règles applicables à son entreprise. Une fois le système de facturation mis en place, il faut réaliser une veille sur la législation en vigueur, qui peut être amenée à évoluer, afin de ne pas se mettre en défaut vis-à-vis de l’administration fiscale et de ses clients. N’hésitez pas à créer une alerte sur votre moteur de recherche pour réaliser cette veille et ne ratez rien des évolutions vous concernant.